方 法
先讓每個人自己做,再收成公司的系統。
常見的 AI 導入,是先把系統蓋好,再教大家怎麼用。我們的順序反過來:先讓每個人把 AI 接進自己的工作,做出一套跑得動的做法;做得好的,再收成公司共用的系統。
一、快的和慢的,分開處理
公司裡的東西,變動的速度不一樣。ERP、會員系統、報表系統,幾年才大改一次,也應該要穩;每天要回答的問題,卻一週一變。
傳統的做法,是讓慢的系統去追快的問題:找顧問把需求談一輪,交給 IT 開發,快的兩三個月,慢的半年。等系統做好,問題往往已經換了。追不上的部分,最後都落回人身上:匯出報表、打開 Excel、一張一張拼。
像 Claude Code 這樣能自己動手做事的 AI 工具,補上了快的那一層:它跑在每個人自己的電腦上,讀得到檔案,也用得到公司原本系統匯出的資料,整理、計算、寫程式都能自己跑;要換做法,當天就能換。快的交給它,慢的系統維持穩定。每天做事的人最清楚哪一步最花時間、哪裡最容易出錯,所以快的那一層,由他們自己動手。
二、每個人怎麼做得起來
讓每個人自己做,不等於把工具發下去就結束。導入時我們顧好三個重點。
題目用自己的工作。開始前,先把每個人日常工作裡的需求逐條盤點出來,再倒推成題目;練習用的是公司自己的報表結構。現場做的,就是回座位要做的事。
先讓 AI 認識你的工作。第一堂結束前,每個人的電腦上都會有一個工作區:手上的專案、負責的範圍、常用的報表和資料規則,都放在裡面。AI 每次打開就讀得到,不必每次從頭解釋。
整條接起來才算數。從資料進來到結果出去,一整條流程接通,才算做完。用的是公司原本系統匯出的資料,和每個人原本就有的權限,不另外開一個系統整合專案。原本的系統不用改,資料照舊從那裡出來,後面的整理、計算和做圖交給 AI。
三、做得好的,收成公司的
每個人做出來的流程,最先省下的是自己的時間:原本每週要花好幾個小時拼的報表、每天要重複做的例行工作,交給 AI 跑。
接下來,才是公司這一層的事。
做法寫下來,留在公司。跑通一次的流程,會寫成一份給 AI 看的說明書:用什麼資料、照什麼邏輯、產出什麼格式。之後一句話就能重跑,也能交給同事直接用。做法白紙黑字留在公司手上,不會因為寫的人請假、調職、離職而不見。
連結自己長出來。各自做出來的東西多了,總部事先畫不出來的連結會開始出現:一個人做的追蹤工具,剛好是另一個人寫報告的前一半;兩個部門各自整理的數字,其實是同一條線的上下游。把成果攤開來看,部門自己就會提出要接起來,最後大家看的是同一份數字。
證明有用的做法,往兩個方向收:大家都用得上的,交給全公司共用;已經穩定、天天在跑的,再交給 IT 做進系統。這時候交給 IT 的,是一個已經有人天天在用的做法,需求不必再從頭談。
導入結束後,公司留下什麼
三樣東西:一批會自己動手的人、他們寫下來的做法,和部門之間接起來的連結。問題再變,他們自己就能往下改。
想知道這套做法怎麼放進你們公司,先看我們的兩種合作方式。